Platform Documentation
Panduan lengkap penggunaan seluruh fitur, modul, workflow, dan integrasi platform.
The Story Behind ARKA Logo
Representasi visual dari konvergensi Manusia, Proses, dan Teknologi.
More Than A Letter
Logo ARKA bukan sekadar huruf "A". Logo ini dirancang sebagai representasi visual dari bagaimana sebuah perusahaan modern bekerja. ARKA dibangun untuk menghubungkan Manusia, Proses, dan Teknologi ke dalam satu platform yang terintegrasi. Karena itu logo tidak dibuat menggunakan huruf A biasa, melainkan dibangun dari beberapa elemen yang saling terhubung dan membentuk satu kesatuan.
Three Business Forces
1. People
- Karyawan
- Tim
- Pelanggan
- Mitra
Karena bisnis selalu dimulai dari manusia.
2. Process
- Workflow
- SOP
- Approval
- Operasional
Perusahaan tidak dapat berkembang tanpa proses yang jelas.
3. Technology
- Digitalisasi
- Otomatisasi
- Integrasi
- Analitik
Teknologi menjadi penggerak efisiensi perusahaan modern.
Every Workflow Is Connected
Setiap elemen logo saling terhubung. Tidak ada bagian yang berdiri sendiri. Ini menggambarkan filosofi utama ARKA: Every Workflow Is Connected. CRM terhubung ke Sales → Proposal → Approval → Documents → Communication → Analytics. Semua berjalan dalam satu platform.
The Open Center & Upward Direction
Bagian tengah logo tidak tertutup sepenuhnya. Ruang kosong melambangkan Flexibility, Growth, dan Scalability. ARKA memberi ruang bagi perusahaan untuk berkembang. Seluruh struktur logo mengarah ke atas, bermakna Progress, Achievement, dan Vision.
Dynamic Workflow
Bentuk yang menyerupai jalur bergerak menggambarkan pergerakan workflow, automasi, dan aliran data dari proses manual menjadi otomatis yang saling terintegrasi.
The Color Story
Official Logo Statement
"ARKA Logo represents the convergence of People, Process, and Technology into a unified business ecosystem. Its upward structure symbolizes growth and progress, while its connected forms reflect integrated workflows, collaboration, and automation. Together, these elements embody ARKA's mission to become the operational core of modern enterprises."
Meaning Behind The Name
ARKA adalah representasi dari empat fondasi utama platform.
ARKA bukan sekadar nama brand. ARKA juga merupakan representasi dari empat fondasi utama yang menjadi inti dari seluruh platform. Keempat elemen ini menjadi dasar seluruh modul, workflow, dan layanan yang ada di dalam platform ARKA.
Administration
Fondasi operasional perusahaan. Mengelola proses administrasi secara terstruktur, terdokumentasi, dan terkontrol.
- User & Role Management
- Department & Branch
- Visitor & Memo
- Audit Trail
Relationship
Fondasi pertumbuhan bisnis. Membangun dan menjaga hubungan dengan pelanggan, mitra bisnis, dan tim internal.
- CRM & Lead Management
- Customer & Sales
- Client Portal
- Communication Center
Knowledge
Aset strategis perusahaan. Memastikan informasi, dokumen, dan data bisnis tersimpan aman dan mudah diakses.
- Document Management
- Knowledge Repository
- Reports & Analytics
- Business Records
Automation
Mesin penggerak efisiensi. Mengotomatisasi proses bisnis manual agar perusahaan bekerja lebih cepat dan produktif.
- Approval Workflow
- Notification & Reminder
- Task Automation
- API Integration
How ARKA Works
Keempat elemen ARKA tidak berdiri sendiri, melainkan terhubung dalam satu ekosistem:
│
Relationship ─ ARKA ─ Knowledge
│
Automation
Setiap aktivitas bisnis akan melibatkan fondasi tersebut secara terintegrasi. Contoh pada Sales Pipeline: Relationship → Knowledge → Automation → Administration. Pada Document Approval: Knowledge → Automation → Administration.
Official Brand Statement
"ARKA (Administration, Relationship, Knowledge, Automation) adalah Enterprise Operations Platform yang menghubungkan manusia, proses, dan teknologi untuk membantu perusahaan bekerja lebih cepat, lebih terstruktur, lebih aman, dan lebih produktif melalui satu platform yang terintegrasi."
Getting Started
Platform Overview
ARKA adalah Enterprise Business Operating System yang mensentralisasi seluruh proses bisnis perusahaan. Platform ini menggabungkan manajemen operasional, hubungan pelanggan (CRM), pengelolaan dokumen, otomatisasi persetujuan (Approval), dan pelaporan (Analytics) ke dalam satu ekosistem digital yang saling terhubung.
Login
Akses sistem membutuhkan autentikasi yang terdaftar oleh Administrator. Akses /login, masukkan Email korporat dan Password Anda. Sistem dilengkapi proteksi Auto-lock (setelah 5 kali gagal) dan Auto-timeout (120 menit idle) serta mencatat IP dan perangkat Anda untuk Audit Trail.
Dashboard
Executive Dashboard bersifat Role-Based. Setelah login, Anda akan melihat ringkasan bisnis sesuai hak akses Anda, seperti daftar tugas, persetujuan tertunda (Pending Approvals), KPI Metrics (Sales, Visitor, dll), dan Quick Actions untuk mempercepat navigasi.
Navigation
Gunakan Sidebar di sebelah kiri untuk berpindah modul. Navigasi dikelompokkan berdasarkan unit bisnis: CRM & Sales, Operations (Memo, Visitor), Calendar, dan System Settings. Sidebar dapat diciutkan (collapse) untuk memperluas ruang kerja.
Profile Settings
Akses menu di pojok kanan atas untuk mengubah foto profil, password, preferensi notifikasi email, dan meninjau zona waktu.
Notifications
Ikon Lonceng di header menampilkan pemberitahuan Real-Time terkait dokumen yang butuh approval, tugas baru, dan pengumuman.
Language Settings
Gunakan fitur Language Switcher di navbar untuk mengubah antarmuka sistem secara instan antara ID (Indonesia) dan EN (English).
Core Concepts
Enam mesin fundamental (Core Engines) yang menjadi penggerak seluruh otomasi dan operasi sistem ARKA:
Approval Engine
Mesin persetujuan hierarkis (Sequential, Parallel, Escalation, Conditional) yang mendasari proses Memo, Dokumen, Cuti, dan Anggaran. Menggunakan SLA (Service Level Agreement) otomatis agar persetujuan tidak macet.
Communication Center
Pusat distribusi pesan omni-channel (Email, WhatsApp, Push Notification, Telegram) yang bekerja via sistem antrean latar belakang (Background Queue) untuk keandalan pengiriman tanpa membuat server utama melambat.
Analytics Engine
Agregator data berkala yang memproses data transaksi masif untuk menyajikan Dashboard Report instan bagi pihak manajerial tanpa perlu mengunduh file Excel secara manual.
Master Category
Sistem pengelolaan data referensi terpusat (Sumber Lead, Status Karyawan, Departemen, Tipe Dokumen) sehingga administrator dapat memanipulasi variabel dropdown tanpa harus bergantung pada intervensi programmer.
Role & Permission (RBAC)
Arsitektur akses fleksibel (Role-Based Access Control). Satu akun pengguna dapat mengemban multi-peran, dengan matriks izin (Permission) spesifik tingkat tinggi (View, Create, Edit, Delete, Approve, Export).
Audit Trail
Buku besar aktivitas log (Security Ledger) yang menyimpan seluruh jejak perubahan data (Data Lama vs Data Baru), user yang melakukan, timestamp, serta IP Address untuk kebutuhan forensik IT dan kepatuhan operasional.
Documentation Standard
Standar generasi dokumentasi Enterprise Grade untuk ARKA Platform.
Dokumentasi ARKA harus dibuat setara dengan standar dokumentasi produk enterprise seperti Microsoft 365, Atlassian, HubSpot, Zoho, SAP, dan Salesforce. Dokumentasi tidak boleh hanya berisi penjelasan singkat. Setiap modul wajib dijelaskan secara mendalam dari sisi bisnis, teknis, operasional, keamanan, workflow, dan integrasi.
Global Document Structure
Untuk setiap Modul dan Sub Modul wajib memiliki struktur 23 poin berikut:
1. OVERVIEW
Fungsi, tujuan, masalah, manfaat bisnis, posisi modul.
2. BUSINESS OBJECTIVE
Tujuan bisnis, KPI yang didukung, nilai bisnis yang dihasilkan.
3. BUSINESS USE CASE
Kapan digunakan, oleh siapa, dan studi kasus nyata.
4. USER ROLES
Daftar Role dan hak akses yang dimiliki pada modul.
5. WORKFLOW
Alur proses lengkap, status, trigger, dan notifikasi.
6. DATA STRUCTURE
Penjelasan Field utama dan Relasi antar tabel modul.
7. FEATURES
Detail nama fitur, tujuan, cara kerja, parameter & output.
8. SETTINGS
Konfigurasi sistem (Default Status, Auto Numbering, dll).
9. MASTER DATA
Kategori, Status, Priority yang digunakan modul.
10. PERMISSION
Matriks akses (View, Create, Edit, Delete, Approve).
11. NOTIFICATIONS
Trigger, Channel (In-App, Email, WA) yang digunakan.
12. APPROVAL FLOW
Mekanisme approval (Single, Parallel, Escalation, SLA).
13. AUTOMATION
Fungsi otomatis yang bekerja di balik layar modul.
14. INTEGRATIONS
Titik temu modul ini dengan modul lain atau API luar.
15. ANALYTICS
KPI, Metrik, Rumus Formula, dan Dashboard Report.
16. AUDIT TRAIL
Data user, IP, aktivitas, waktu perubahan yang disimpan.
17. SECURITY
Enkripsi field sensitif, Data Access & Session constraint.
18. BEST PRACTICE
Rekomendasi terbaik penggunaan modul di lapangan.
19. FAQ
10+ Pertanyaan umum beserta jawaban tuntas.
20. TROUBLESHOOTING
Daftar masalah lazim dan langkah-langkah solusinya.
21. API REFERENCE
Endpoint, Request, Response, Auth, Error Codes.
22. CHANGE LOG
Versi modul, fitur baru, dan perbaikan keamanan.
23. FUTURE SCALABILITY
Peta jalan (Roadmap) AI & pengembangan mendatang.
Writing Rules
Wajib (Mandatory)
- Detail, Enterprise Grade
- Business & Technical Perspective
- Operational & Security Perspective
- Real Use Case & Workflow Diagram
- Penjelasan Analytics & Notifications
- Integrations Map
Dilarang (Forbidden)
- Deskripsi 1-2 kalimat saja
- Konten Placeholder / Dummy
- Mock Feature
- Penjelasan generik/umum
Global Responsive Architecture
Version 1.0 - Strategi UI/UX responsif untuk ekosistem ARKA di berbagai perangkat.
Objective & Philosophy
Seluruh modul ARKA wajib berjalan secara optimal pada Mobile Phone, Tablet, Laptop, Desktop, dan Ultra Wide Monitor tanpa kehilangan fungsi utama. Prinsip yang digunakan adalah:
Global Breakpoints & Layouts
Layout: Topbar, Content, Bottom Navigation.
Layout: Drawer Sidebar, Topbar, Content.
Layout: Collapsible Sidebar, Content.
Layout: Sidebar, Topbar, Content, Right Panel.
Layout: Full Layout with Advanced Panels.
Global Page Structure
Semua halaman wajib memiliki struktur berikut. Tidak boleh ada halaman yang hanya berisi tabel panjang.
Tables & Forms Policy
Responsive Table
DILARANG: Load 1000+ Rows di Mobile. Tidak boleh ada tabel panjang.
- Wajib: Server Pagination, Lazy Loading, Search, Filters.
- Desktop: Table Layout.
- Mobile: Card Layout (misal Nama jadi judul, atribut lain di bawahnya).
Responsive Form
- Desktop: 2-4 Kolom
- Tablet: 2 Kolom
- Mobile: 1 Kolom
Semua form wajib: Auto Scroll, Sticky Save Button, Validation Realtime.
Module Specific Responsive Rules
Mobile: Pipeline (Kanban Vertical / Stage List) -> Detail menggunakan Slide Panel atau Bottom Sheet.
Mobile: List -> Tap -> Fullscreen Preview (Pinch Zoom, Rotate). Harus bisa Read Tracking, Comment, Follow up.
Tablet: 3 KPI Cards per baris.
Mobile: 1 KPI Card per baris, Agenda View (Default Calendar), Stacked Charts. Chart wajib responsif (Zoom/Fullscreen).
Mobile: Fullscreen Notification Center. Klien harus bisa View Invoice/Proposal dan Download via HP secara mandiri.
UI/UX & Performance Specifications
Touch Target & Global Components
- Minimal Target: 44px x 44px (Button height: 44px+).
- Komponen Responsif: Modal, Drawer, Table, Chart, Calendar, Kanban, Editor, File Viewer (PDF/DOCX/Images).
- Dark Mode: Didukung penuh di semua perangkat.
Mobile Performance & PWA
- Wajib: Code Splitting, Lazy Loading, Image Optimization, Caching, Redis, Compression.
- Dilarang: Load seluruh data sekaligus.
- PWA Support: Install App, Offline Cache, Push Notification, Background Sync.
Responsive Testing Standard & Goal
Wajib diuji secara menyeluruh pada: Android, iPhone, iPad, Windows, MacOS, Linux.
Target utama: Seluruh modul (CRM, Sales, Approval, Memo, Visitor, Calendar, Notifications, Analytics, Documents) dapat diakses dan digunakan dengan nyaman baik dari desktop maupun smartphone sehingga ARKA benar-benar menjadi Enterprise Operations Platform yang fleksibel.
Document Management
ARKA Enterprise Operations Platform - Version 1.0
1. OVERVIEW
Document Management adalah pusat pengelolaan seluruh dokumen, surat, disposisi, arsip, dan komunikasi formal perusahaan. Modul ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi modern dalam mengelola siklus hidup dokumen secara *end-to-end*.
Module Structure
- Surat Masuk
- Surat Keluar
- Disposisi
- Arsip Digital
- Editor Dokumen
- Inbox Saya
- Disposisi Saya
- Tugas Saya
- Riwayat Saya
- Dokumen Tamu
- Tamu
2. GLOBAL MAILBOX
Area yang menampilkan seluruh dokumen resmi perusahaan sesuai hak akses pengguna. Digunakan oleh Administrator, Manager, Supervisor, Director, Document Controller, dan Secretary.
Surat Masuk
Pusat registrasi seluruh surat yang diterima perusahaan.
- Registrasi & Upload Lampiran
- Kategori & Prioritas Surat
- Distribusi & Tracking Surat
- SLA Monitoring & Audit Trail
Surat Keluar
Pusat pembuatan dan pengelolaan surat resmi perusahaan.
- Draft, Approval & Auto Numbering
- Generate PDF/DOCX & Digital Signature
- Tracking Pengiriman & Arsip Digital
Disposisi
Meneruskan surat (Direktur → Manager → Supervisor → Staff).
- Multi Disposisi & Berjenjang
- Deadline & Reminder
Arsip Digital
Repositori dokumen selesai (Active, Archived, Destroyed, Restored).
- Folder & Filter Cepat
- Retensi & Auto Archive
Editor Dokumen
Editor internal untuk Memo, SOP, BA, dan Kontrak.
- Rich Text & Template
- Version Control & Signature
3. PERSONAL WORKSPACE (Phase 2)
Area kerja pribadi yang hanya menampilkan dokumen yang berhubungan langsung dengan pengguna.
- Surat Untuk Saya
- Belum Dibaca & Prioritas
- Disposisi Aktif
- Terlambat & Selesai
- Task dari Surat/Memo
- Progress Tracking
- Surat Dibaca/Diproses
- Aktivitas Dokumen
4. VISITOR & EXTERNAL
Mengelola dokumen yang diunggah pihak eksternal.
- Upload & Verifikasi Dokumen
- Approval & Tracking Status
Manajemen kedatangan tamu.
- Approval & QR Check-In
- Visitor Analytics
5. ENTERPRISE SPECIFICATIONS
Role-Based Visibility
Director (Semua), Manager (Divisi), Supervisor (Tim), Staff (Ditugaskan).
SLA Management
Normal (48j), Penting (24j), Mendesak (8j), Kritis (4j).
Omni-Notification
In-App, Email, WhatsApp, Telegram, Push Notification.
Audit Trail
Merekam User, Action, Timestamp, Device, IP, dan Before/After Value.
The Final Goal
ARKA menyediakan Document Management System, Correspondence Management, Digital Archive, dan Internal Communication dalam satu platform terintegrasi. Hal ini menggabungkan Global Mailbox dengan Personal Workspace untuk menyederhanakan siklus dokumen perusahaan secara drastis.
Disposisi Saya
Pusat Kerja Pribadi Pengguna - Version 1.0
1. OVERVIEW & DASHBOARD
Disposisi Saya adalah pusat kerja pribadi pengguna yang menampilkan seluruh surat, dokumen, memo, dan tugas yang didisposisikan kepada pengguna. Modul ini membantu pengguna mengetahui apa yang harus dikerjakan, deadline pekerjaan, serta riwayat disposisi.
2. DATA STRUKTUR DISPOSISI
- Informasi: Nomor Surat, Perihal, Pengirim, Lampiran
- Instruksi: "Mohon dilakukan review", "Mohon ditindaklanjuti", dll.
- Konteks: Tanggal Disposisi, Deadline, Catatan Tambahan.
3. STATUS, PRIORITAS & TRACKING
- Menghitung Sisa Hari/Jam
- Notifikasi Keterlambatan
- Status SLA: On Track, Warning, Near Deadline, Overdue
4. SEARCH, FILTER & ANALYTICS
Pencarian & Filter
Pencarian berdasarkan Nomor Surat, Perihal, Pengirim, atau Pemberi Disposisi. Filter lanjutan berdasarkan Status, Prioritas, Tanggal, dan Divisi.
Analytics & Integrasi
Laporan metrik (Total Disposisi, Selesai, SLA Compliance, Avg Time). Terintegrasi penuh dengan Surat Masuk, Keluar, Memo, Task, Approval, dan Notifikasi (WA/Email).
The Final Goal
Setiap pengguna memiliki satu tempat (Dashboard) terpusat untuk melihat seluruh pekerjaan yang diberikan melalui surat atau dokumen tanpa harus membuka banyak menu berbeda, meningkatkan efisiensi dan visibilitas pekerjaan.
Document Numbering Engine
Sistem Penomoran Dinamis Multi-Perusahaan
1. OVERVIEW
Document Numbering Engine adalah sistem penomoran dinamis yang digunakan oleh seluruh modul ARKA. Tujuan utamanya adalah memberikan fleksibilitas maksimal bagi perusahaan untuk mendefinisikan format penomoran dokumen mereka sendiri (mendukung multi-perusahaan, multi-cabang, dan multi-departemen).
2. TEMPLATE FORMAT & VARIABLES
3. CONFIGURATION ENGINE
Prefix, Suffix & Separator
- Prefix: Tentukan string awalan (contoh: PT-MAJU)
- Suffix: Tentukan string akhiran (contoh: /EXT)
- Separator: Slash (/), Dash (-), atau Dot (.)
Running Number Digit
- 3 Digit: 001
- 5 Digit: 00001
- 7 Digit: 0000001
- 10 Digit: 0000000001
Auto Reset Policy
- Never Reset: Lanjut terus hingga batas maksimal
- Monthly Reset: Kembali ke 1 tiap ganti bulan
- Yearly Reset: Kembali ke 1 tiap ganti tahun
Random Character Segment
Sisipkan segmen acak untuk keamanan ekstra. Contoh: SK-2026-AB12-00001
4. ENTERPRISE RULES
Number Reservation
Nomor surat HANYA di-generate/reservasi ketika dokumen berstatus Approved, Published, atau Registered. Draft tidak mengambil nomor resmi untuk mencegah nomor melompat (gap).
Anti-Duplicate System
Sistem mengunci baris (Row Lock/Transaction) saat mengambil nomor baru untuk menjamin 100% tidak bentrok meskipun diakses bersamaan oleh ribuan user (Concurrency Safe).
Manual Override
Pemberian izin document-number.override untuk Role Super Admin, Administrator, Director, atau Secretary yang memperbolehkan modifikasi/sisipan nomor khusus (misal: penomoran backdate).
The Final Goal
Setiap perusahaan dapat menggunakan format penomoran dokumen mereka sendiri tanpa perlu mengubah kode aplikasi. ARKA hanya menyediakan Numbering Engine yang fleksibel dan terintegrasi di seluruh modul (Surat Masuk/Keluar, Memo, Proposal, Quotation, Approval, Ticket, Visitor, dll).
CRM & Sales
Document Generator
Approval Workflow
Memo Management
Visitor Management
Calendar
Communication Center
Reward & Incentive
Client Portal
Analytics
User Management
System Settings
Integrations
API Documentation
FAQ
Bagaimana Approval Bekerja? ↓
Bagaimana Sales Mendapatkan Poin? ↓
Bagaimana Redeem Point Bekerja? ↓
Bagaimana Memo Didistribusikan? ↓
Bagaimana Menggunakan WhatsApp Gateway Sendiri? ↓
Release Notes
Support Center
Pusat bantuan untuk kendala dan tutorial penggunaan platform.