Platform Documentation

Panduan lengkap penggunaan seluruh fitur, modul, workflow, dan integrasi platform.

The Story Behind ARKA Logo

Representasi visual dari konvergensi Manusia, Proses, dan Teknologi.

ARKA Logo Concept

More Than A Letter

Logo ARKA bukan sekadar huruf "A". Logo ini dirancang sebagai representasi visual dari bagaimana sebuah perusahaan modern bekerja. ARKA dibangun untuk menghubungkan Manusia, Proses, dan Teknologi ke dalam satu platform yang terintegrasi. Karena itu logo tidak dibuat menggunakan huruf A biasa, melainkan dibangun dari beberapa elemen yang saling terhubung dan membentuk satu kesatuan.

Three Business Forces

1. People

  • Karyawan
  • Tim
  • Pelanggan
  • Mitra

Karena bisnis selalu dimulai dari manusia.

2. Process

  • Workflow
  • SOP
  • Approval
  • Operasional

Perusahaan tidak dapat berkembang tanpa proses yang jelas.

3. Technology

  • Digitalisasi
  • Otomatisasi
  • Integrasi
  • Analitik

Teknologi menjadi penggerak efisiensi perusahaan modern.

Every Workflow Is Connected

Setiap elemen logo saling terhubung. Tidak ada bagian yang berdiri sendiri. Ini menggambarkan filosofi utama ARKA: Every Workflow Is Connected. CRM terhubung ke Sales → Proposal → Approval → Documents → Communication → Analytics. Semua berjalan dalam satu platform.

The Open Center & Upward Direction

Bagian tengah logo tidak tertutup sepenuhnya. Ruang kosong melambangkan Flexibility, Growth, dan Scalability. ARKA memberi ruang bagi perusahaan untuk berkembang. Seluruh struktur logo mengarah ke atas, bermakna Progress, Achievement, dan Vision.

Dynamic Workflow

Bentuk yang menyerupai jalur bergerak menggambarkan pergerakan workflow, automasi, dan aliran data dari proses manual menjadi otomatis yang saling terintegrasi.

The Color Story

Midnight Blue: Trust, Security, Governance. Sistem yang dapat dipercaya.
Indigo: Innovation, Digital Transformation.
Cyan: Connectivity, Communication.
Teal Green: Growth, Performance, Success.

Official Logo Statement

"ARKA Logo represents the convergence of People, Process, and Technology into a unified business ecosystem. Its upward structure symbolizes growth and progress, while its connected forms reflect integrated workflows, collaboration, and automation. Together, these elements embody ARKA's mission to become the operational core of modern enterprises."

Meaning Behind The Name

ARKA adalah representasi dari empat fondasi utama platform.

ARKA bukan sekadar nama brand. ARKA juga merupakan representasi dari empat fondasi utama yang menjadi inti dari seluruh platform. Keempat elemen ini menjadi dasar seluruh modul, workflow, dan layanan yang ada di dalam platform ARKA.

A

Administration

Fondasi operasional perusahaan. Mengelola proses administrasi secara terstruktur, terdokumentasi, dan terkontrol.

  • User & Role Management
  • Department & Branch
  • Visitor & Memo
  • Audit Trail
"Tanpa administrasi yang baik, perusahaan tidak dapat berkembang secara terstruktur."
R

Relationship

Fondasi pertumbuhan bisnis. Membangun dan menjaga hubungan dengan pelanggan, mitra bisnis, dan tim internal.

  • CRM & Lead Management
  • Customer & Sales
  • Client Portal
  • Communication Center
"Hubungan yang kuat menciptakan pertumbuhan yang berkelanjutan."
K

Knowledge

Aset strategis perusahaan. Memastikan informasi, dokumen, dan data bisnis tersimpan aman dan mudah diakses.

  • Document Management
  • Knowledge Repository
  • Reports & Analytics
  • Business Records
"Pengetahuan yang terstruktur menghasilkan keputusan yang lebih baik."
A

Automation

Mesin penggerak efisiensi. Mengotomatisasi proses bisnis manual agar perusahaan bekerja lebih cepat dan produktif.

  • Approval Workflow
  • Notification & Reminder
  • Task Automation
  • API Integration
"Otomatisasi memungkinkan fokus pada pertumbuhan, bukan pekerjaan berulang."

How ARKA Works

Keempat elemen ARKA tidak berdiri sendiri, melainkan terhubung dalam satu ekosistem:

Administration
│
Relationship ─ ARKA ─ Knowledge
│
Automation

Setiap aktivitas bisnis akan melibatkan fondasi tersebut secara terintegrasi. Contoh pada Sales Pipeline: Relationship → Knowledge → Automation → Administration. Pada Document Approval: Knowledge → Automation → Administration.

Official Brand Statement

"ARKA (Administration, Relationship, Knowledge, Automation) adalah Enterprise Operations Platform yang menghubungkan manusia, proses, dan teknologi untuk membantu perusahaan bekerja lebih cepat, lebih terstruktur, lebih aman, dan lebih produktif melalui satu platform yang terintegrasi."

Getting Started

Platform Overview

ARKA adalah Enterprise Business Operating System yang mensentralisasi seluruh proses bisnis perusahaan. Platform ini menggabungkan manajemen operasional, hubungan pelanggan (CRM), pengelolaan dokumen, otomatisasi persetujuan (Approval), dan pelaporan (Analytics) ke dalam satu ekosistem digital yang saling terhubung.

Login

Akses sistem membutuhkan autentikasi yang terdaftar oleh Administrator. Akses /login, masukkan Email korporat dan Password Anda. Sistem dilengkapi proteksi Auto-lock (setelah 5 kali gagal) dan Auto-timeout (120 menit idle) serta mencatat IP dan perangkat Anda untuk Audit Trail.

Dashboard

Executive Dashboard bersifat Role-Based. Setelah login, Anda akan melihat ringkasan bisnis sesuai hak akses Anda, seperti daftar tugas, persetujuan tertunda (Pending Approvals), KPI Metrics (Sales, Visitor, dll), dan Quick Actions untuk mempercepat navigasi.

Navigation

Gunakan Sidebar di sebelah kiri untuk berpindah modul. Navigasi dikelompokkan berdasarkan unit bisnis: CRM & Sales, Operations (Memo, Visitor), Calendar, dan System Settings. Sidebar dapat diciutkan (collapse) untuk memperluas ruang kerja.

Profile Settings

Akses menu di pojok kanan atas untuk mengubah foto profil, password, preferensi notifikasi email, dan meninjau zona waktu.

Notifications

Ikon Lonceng di header menampilkan pemberitahuan Real-Time terkait dokumen yang butuh approval, tugas baru, dan pengumuman.

Language Settings

Gunakan fitur Language Switcher di navbar untuk mengubah antarmuka sistem secara instan antara ID (Indonesia) dan EN (English).

Core Concepts

Enam mesin fundamental (Core Engines) yang menjadi penggerak seluruh otomasi dan operasi sistem ARKA:

Approval Engine

Mesin persetujuan hierarkis (Sequential, Parallel, Escalation, Conditional) yang mendasari proses Memo, Dokumen, Cuti, dan Anggaran. Menggunakan SLA (Service Level Agreement) otomatis agar persetujuan tidak macet.

Communication Center

Pusat distribusi pesan omni-channel (Email, WhatsApp, Push Notification, Telegram) yang bekerja via sistem antrean latar belakang (Background Queue) untuk keandalan pengiriman tanpa membuat server utama melambat.

Analytics Engine

Agregator data berkala yang memproses data transaksi masif untuk menyajikan Dashboard Report instan bagi pihak manajerial tanpa perlu mengunduh file Excel secara manual.

Master Category

Sistem pengelolaan data referensi terpusat (Sumber Lead, Status Karyawan, Departemen, Tipe Dokumen) sehingga administrator dapat memanipulasi variabel dropdown tanpa harus bergantung pada intervensi programmer.

Role & Permission (RBAC)

Arsitektur akses fleksibel (Role-Based Access Control). Satu akun pengguna dapat mengemban multi-peran, dengan matriks izin (Permission) spesifik tingkat tinggi (View, Create, Edit, Delete, Approve, Export).

Audit Trail

Buku besar aktivitas log (Security Ledger) yang menyimpan seluruh jejak perubahan data (Data Lama vs Data Baru), user yang melakukan, timestamp, serta IP Address untuk kebutuhan forensik IT dan kepatuhan operasional.

Documentation Standard

Standar generasi dokumentasi Enterprise Grade untuk ARKA Platform.

Dokumentasi ARKA harus dibuat setara dengan standar dokumentasi produk enterprise seperti Microsoft 365, Atlassian, HubSpot, Zoho, SAP, dan Salesforce. Dokumentasi tidak boleh hanya berisi penjelasan singkat. Setiap modul wajib dijelaskan secara mendalam dari sisi bisnis, teknis, operasional, keamanan, workflow, dan integrasi.

Global Document Structure

Untuk setiap Modul dan Sub Modul wajib memiliki struktur 23 poin berikut:

1. OVERVIEW

Fungsi, tujuan, masalah, manfaat bisnis, posisi modul.

2. BUSINESS OBJECTIVE

Tujuan bisnis, KPI yang didukung, nilai bisnis yang dihasilkan.

3. BUSINESS USE CASE

Kapan digunakan, oleh siapa, dan studi kasus nyata.

4. USER ROLES

Daftar Role dan hak akses yang dimiliki pada modul.

5. WORKFLOW

Alur proses lengkap, status, trigger, dan notifikasi.

6. DATA STRUCTURE

Penjelasan Field utama dan Relasi antar tabel modul.

7. FEATURES

Detail nama fitur, tujuan, cara kerja, parameter & output.

8. SETTINGS

Konfigurasi sistem (Default Status, Auto Numbering, dll).

9. MASTER DATA

Kategori, Status, Priority yang digunakan modul.

10. PERMISSION

Matriks akses (View, Create, Edit, Delete, Approve).

11. NOTIFICATIONS

Trigger, Channel (In-App, Email, WA) yang digunakan.

12. APPROVAL FLOW

Mekanisme approval (Single, Parallel, Escalation, SLA).

13. AUTOMATION

Fungsi otomatis yang bekerja di balik layar modul.

14. INTEGRATIONS

Titik temu modul ini dengan modul lain atau API luar.

15. ANALYTICS

KPI, Metrik, Rumus Formula, dan Dashboard Report.

16. AUDIT TRAIL

Data user, IP, aktivitas, waktu perubahan yang disimpan.

17. SECURITY

Enkripsi field sensitif, Data Access & Session constraint.

18. BEST PRACTICE

Rekomendasi terbaik penggunaan modul di lapangan.

19. FAQ

10+ Pertanyaan umum beserta jawaban tuntas.

20. TROUBLESHOOTING

Daftar masalah lazim dan langkah-langkah solusinya.

21. API REFERENCE

Endpoint, Request, Response, Auth, Error Codes.

22. CHANGE LOG

Versi modul, fitur baru, dan perbaikan keamanan.

23. FUTURE SCALABILITY

Peta jalan (Roadmap) AI & pengembangan mendatang.

Writing Rules

Wajib (Mandatory)

  • Detail, Enterprise Grade
  • Business & Technical Perspective
  • Operational & Security Perspective
  • Real Use Case & Workflow Diagram
  • Penjelasan Analytics & Notifications
  • Integrations Map

Dilarang (Forbidden)

  • Deskripsi 1-2 kalimat saja
  • Konten Placeholder / Dummy
  • Mock Feature
  • Penjelasan generik/umum

Global Responsive Architecture

Version 1.0 - Strategi UI/UX responsif untuk ekosistem ARKA di berbagai perangkat.

Objective & Philosophy

Seluruh modul ARKA wajib berjalan secara optimal pada Mobile Phone, Tablet, Laptop, Desktop, dan Ultra Wide Monitor tanpa kehilangan fungsi utama. Prinsip yang digunakan adalah:

One Platform · Any Device · Every Workflow

Global Breakpoints & Layouts

Mobile Small & Large
320px - 479px | 480px - 767px

Layout: Topbar, Content, Bottom Navigation.

Tablet
768px - 1023px

Layout: Drawer Sidebar, Topbar, Content.

Laptop
1024px - 1439px

Layout: Collapsible Sidebar, Content.

Desktop
1440px - 1919px

Layout: Sidebar, Topbar, Content, Right Panel.

Ultra Wide
1920px+

Layout: Full Layout with Advanced Panels.

Global Page Structure

Semua halaman wajib memiliki struktur berikut. Tidak boleh ada halaman yang hanya berisi tabel panjang.

Header → Action Bar → Filter Bar → Content → Pagination

Tables & Forms Policy

Responsive Table

DILARANG: Load 1000+ Rows di Mobile. Tidak boleh ada tabel panjang.

  • Wajib: Server Pagination, Lazy Loading, Search, Filters.
  • Desktop: Table Layout.
  • Mobile: Card Layout (misal Nama jadi judul, atribut lain di bawahnya).

Responsive Form

  • Desktop: 2-4 Kolom
  • Tablet: 2 Kolom
  • Mobile: 1 Kolom

Semua form wajib: Auto Scroll, Sticky Save Button, Validation Realtime.

Module Specific Responsive Rules

CRM & Sales Pipeline
Desktop: Menampilkan Pipeline (Kanban Horizontal), Analytics, Customer Details bersamaan.
Mobile: Pipeline (Kanban Vertical / Stage List) -> Detail menggunakan Slide Panel atau Bottom Sheet.
Document & Memo
Desktop: List + Preview + Details berdampingan. (Editor Template kompleks diutamakan).
Mobile: List -> Tap -> Fullscreen Preview (Pinch Zoom, Rotate). Harus bisa Read Tracking, Comment, Follow up.
Approval & Visitor
Mobile Prioritas: 100% Fungsi Approval (Approve, Reject, Revision, Delegate). Security wajib bisa Scan QR, Check In/Out Visitor via HP.
Dashboard & Calendar
Desktop: 6 KPI Cards, Charts, Calendar (Month/Week/Day).
Tablet: 3 KPI Cards per baris.
Mobile: 1 KPI Card per baris, Agenda View (Default Calendar), Stacked Charts. Chart wajib responsif (Zoom/Fullscreen).
Notification & Client Portal
Desktop: Dropdown Notification.
Mobile: Fullscreen Notification Center. Klien harus bisa View Invoice/Proposal dan Download via HP secara mandiri.

UI/UX & Performance Specifications

Touch Target & Global Components

  • Minimal Target: 44px x 44px (Button height: 44px+).
  • Komponen Responsif: Modal, Drawer, Table, Chart, Calendar, Kanban, Editor, File Viewer (PDF/DOCX/Images).
  • Dark Mode: Didukung penuh di semua perangkat.

Mobile Performance & PWA

  • Wajib: Code Splitting, Lazy Loading, Image Optimization, Caching, Redis, Compression.
  • Dilarang: Load seluruh data sekaligus.
  • PWA Support: Install App, Offline Cache, Push Notification, Background Sync.

Responsive Testing Standard & Goal

Wajib diuji secara menyeluruh pada: Android, iPhone, iPad, Windows, MacOS, Linux.

Target utama: Seluruh modul (CRM, Sales, Approval, Memo, Visitor, Calendar, Notifications, Analytics, Documents) dapat diakses dan digunakan dengan nyaman baik dari desktop maupun smartphone sehingga ARKA benar-benar menjadi Enterprise Operations Platform yang fleksibel.

CRM & Sales

Document Generator

Approval Workflow

Memo Management

Visitor Management

Calendar

Communication Center

Reward & Incentive

Client Portal

Analytics

User Management

System Settings

Integrations

API Documentation

FAQ

Bagaimana Approval Bekerja? ↓
Penjelasan rinci mengenai alur hirarki persetujuan.
Bagaimana Sales Mendapatkan Poin? ↓
Poin otomatis ditambahkan setelah target penjualan atau status closing terpenuhi dan divalidasi finance.
Bagaimana Redeem Point Bekerja? ↓
Penjelasan alur pengajuan redeem poin.
Bagaimana Memo Didistribusikan? ↓
Penjelasan integrasi memo dengan notifikasi email dan push notification.
Bagaimana Menggunakan WhatsApp Gateway Sendiri? ↓
Penjelasan konfigurasi endpoint di System Settings.

Release Notes

Support Center

Pusat bantuan untuk kendala dan tutorial penggunaan platform.

Contact Support Help Center Knowledge Base